Luật doanh nghiệp năm 2014 trao quyền cho doanh nghiệp được quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Vậy pháp luật quy định như thế nào về quản lý và sử dụng con dấu?
1. Con dấu doanh nghiệp là gì?
Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Con dấu là đại diện pháp lý của tổ chức đó, có giá trị xác nhận các quyền và nghĩa vụ pháp lý được pháp luật công nhận. Chính vì lẽ đó mà con dấu pháp nhân phải được quản lý hết sức cẩn thận để tránh những rủi ro do bị thất lạc, giả mạo,…
Lưu ý: Con dấu doanh nghiệp dù là con dấu tròn hoặc con dấu vuông đều có giá trị pháp lý.
Nội dung Điều lệ hoặc Quyết định về con dấu của doanh nghiệp phải bao gồm:
- Số lượng con dấu.
- Mẫu con dấu, gồm: Hình thức, kích cỡ, nội dung, màu mực dấu.
- Quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
Doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:
- Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
- Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
2. Quy định về quản lý và sử dụng con dấu
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cũng có con dấu riêng với nội dung và hình thức con dấu do doanh nghiệp quyết định theo quy định tại Điều lệ của doanh nghiệp.
Theo quy định về quản lý và sử dụng con dấu, con dấy (i) thể hiện vị trí pháp lý và (ii) khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản và giấy tờ của doanh nghiệp.
2.1. Thể hiện vị trí pháp lý của doanh nghiệp
Như đã định nghĩa ở trên, con dấu trước tiên thể hiện vị trí pháp lý của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là việc đóng dấu có tác dụng cung cấp thông tin về doanh nghiệp. Thông thường con dấu thể hiện thông tin về tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.
2.2. Khẳng định giá trị pháp lý của văn bản và giấy tờ của doanh nghiệp
Con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản và giấy tờ của doanh nghiệp, trong đó bao gồm cả hợp đồng. Tuy nhiên, nếu không đóng dấu thì văn bản và giấy tờ vẫn có giá trị pháp lý nếu việc ký văn bản được thực hiện bên đại diện có đầy đủ quyền đại diện. Việc không đóng dấu không ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của văn bản và giấy tở. Đối với hợp đồng, việc không đóng dấu không làm cho hợp đồng có thể bị vô hiệu trừ khi việc đóng dấu là bắt buộc đối với một loại hợp đồng cụ thể.
Trên đây là nội dung bài viết “Quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu” mà Lawkey gửi tới bạn đọc.