Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Khi tiến hành cuộc họp Hội đồng quản trị công ty cần lưu ý để tiến hành theo đúng quy định pháp luật.
Chủ tịch HĐQT hoặc người triệu tập họp hội đồng quản trị phải gửi thông báo mời họp chậm nhất 3 ngày làm việc trước ngày họp nếu điều lệ công ty không có quy định khác.
1. Điều kiện tiến hành cuộc họp hội đồng trị
Cuộc họp Hội đồng quản trị được tiến hành khi có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp. Trong trường hợp cuộc họp không đủ số thành viên dự họp theo quy định thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 7 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, trừ trường hợp điều lệ quy định thời hạn khác ngắn hơn. Trong trường hợp này, cuộc họp được tiến hành nếu có hơn một nửa số thành viên Hội đồng quản trị dự họp. Thành viên được ủy quyền cho người khác dự họp nếu được đa số thành viên hội đồng quản trị chấp thuận.
2. Tỷ lệ biểu quyết
Trừ trường hợp điều lệ quy định tỷ lệ khác cao hơn, quyết định của Hội đồng quản trị được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành. Nếu số phiếu tán thành hoặc không tán thành ngang nhau, quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của chủ tịch Hội đồng quản trị. Luật doanh nghiệp năm 2014 không có quy định về tỷ lệ biểu quyết thông qua quyết định của Hội đồng quản trị dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản. Điều lệ quy định cụ thể về vấn đề này. Kiểm soát viên có quyền dự các cuộc họp của Hội đồng quản trị, có quyền thảo luận nhưng không được biểu quyết.
Lưu ý: Luật doanh nghiệp năm 2014 không quy định về việc quyết định của hội đồng quản trị cần đóng dấu. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều công ty vẫn đóng dấu vào quyết định của hội đồng quản trị. Do đó, việc đóng dấu là không bắt buộc.
3. Các cách thức dự họp của thành viên Hội đồng quản trị
Theo quy định của Luật doanh nghiệp năm 2014, Thành viên Hội đồng quản trị được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp trong trường hợp sau đây:
- Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
- Ủy quyền cho người khác đến dự họp;
- Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến hoặc hình thức tương tự khác;
- Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử.
Trường hợp gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, phiếu biểu quyết phải đựng trong phong bì kín và phải được chuyển đến Chủ tịch Hội đồng quản trị chậm nhất một giờ trước khi khai mạc. Phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp.
Trên đây là nội dung bài viết “Thể thức họp Hội đồng quản trị” mà Lawkey gửi tới bạn đọc. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 1900252511 để được hỗ trợ tư vấn miễn phí.