Doanh nghiệp cần có nội quy lao động hay không? 

Nội quy lao động là văn bản ghi nhận các nội dung về kỷ luật lao động từ các quy định về việc tuân thủ thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi, trật tự tại nơi làm việc, thời gian nghỉ ngơi, trật tự tại nơi làm việc, an toàn lao động, vệ sinh lao động cho đến việc bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ.

1. Ban hành nội quy lao động

Theo quy định của pháp luật lao động, nếu người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản và phải thực hiện đăng ký nội quy lao động với cơ quan lao động địa phương có thẩm quyền để nội quy lao động có hiệu lực pháp luật. 

Đối với người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động thì có hai sự lựa chọn:

Thứ nhất, người sử dụng lao động sẽ ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng không bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động và nội quy lao động có hiệu lực theo quyết định trong nội quy lao động bằng văn bản. Tuy nhiên, người sử dụng lao động có thể đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý Nhà nước về lao động cấp tỉnh nếu muốn.

Thứ hai, người sử dụng  lao động không ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải đưa ra các thỏa thuận nội dung kỷ luật lao động vào hợp đồng lao động để thực hiện. Khi đó, hiệu lực về kỷ luật lao động này sẽ theo thỏa thuận của các bên trong hợp đồng lao động.

Khi ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của ban chấp hành công đoàn cơ sở hoặc ban chấp hành công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở nếu chưa thành lập ban chấp hành công đoàn cơ sở. Nội quy lao động phải được thông báo đến tất cả người lao động làm việc bằng văn bản và những nội dung chính của nội quy lao động phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

2. Nội dung của nội quy lao động 

Nội dung của nội quy lao động không được trái với pháp luật lao động và các quy định pháp luật khác có liên quan và phải có các nội dung chủ yếu như: (i) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; (ii) Trật tự tại nơi làm việc; (iii) An toàn lao động, vệ sinh lao động ở nơi làm việc; (iv) Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động; và (v) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất. 

Đặc biệt nội quy lao động cần quy định rõ danh mục hành vi vi phạm, mức độ vi phạm tương ứng với các hình thức xử lý kỷ luật lao động; mức độ thiệt hại, trách nhiệm bồi thường thiệt hại để làm cơ sở xử lý kỷ luật lao động. Theo quy định của pháp luật lao động, người sử dụng lao động có thể quy định mức độ của mỗi hành vi vi phạm trong nội quy lao động(từ nhẹ, trung bình, nặng đến rất nặng) tương ứng với các hình thức xử lý kỷ luật lao động theo thứ tự tăng dần (khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng, cách chức, hoặc sa thải). Không được phép áp dụng các hình thức xử lý kỷ luật lao động khác như cắt lương, phạt tiền. 

Xem thêm: Trình tự xử lý kỷ luật lao động 

3. Đăng ký nội quy lao động 

Theo quy định tại Điều 119 Bộ luật lao động năm 2012, trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý Nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh (tức Sở lao động thương binh & xã hội hoặc Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao có thẩm quyền chấp thuận việc đăng ký nội quy lao động trong trường hợp trụ sở người sử dụng lao động đặt tại các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao).

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:

•  Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
•  Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất;
•  Biên bản góp ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở;
• Nội quy lao động.

Nội quy lao động có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động và có thông báo rằng nội quy lao động phù hợp với quy định của pháp luật. Nếu người sử dụng lao động có chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh, đặt ở nhiều tỉnh, thành phố  trực thuộc trung ương thì có trách nhiệm gửi nội quy lao động sau khi có hiệu lực đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh. 

4. Đăng ký lại nội quy lao động

Nội dung của nội quy lao động không được trái với pháp luật và quy định khác của pháp luật có liên quan. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.

Lúc này, người sử dụng lao động sẽ phải tham khảo ý kiến của ban chấp hành công đoàn cơ sở hoặc Ban chấp hành công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở nếu chưa thành lập ban chấp hành công đoàn cơ sở về nội quy lao động sửa đổi, bổ sung và sau đó thực hiện đăng ký lại nội quy lao động với quy trình tương tự như khi đăng ký nội quy lao động.

Hồ sơ đăng ký lại nội quy lao động được thực hiện như đăng ký nội quy lao động. Cụ thể, hồ sơ đăng ký lại nội quy lao động bao gồm:

•  Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
•  Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất;
•  Biên bản góp ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở;
• Nội quy lao động.

Nội quy lao động có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký lại nội quy lao động.

Trên đây là nội dung tư vấn về vấn đề “Doanh nghiệp cần có nội quy lao động hay không?” mà Lawkey gửi tới bạn đọc. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ với Lawkey để được hỗ trợ.